كتابة التقارير

 مقدمــــــــــــــــــــــــة        

 إن المهمة الأساسية للتقارير هي تقديم هذه البيانات والمعلومات في صورة ملخصة منسقة تبرز الهام منها  وبهذا تصبح التقارير وسيلة هامة من وسائل الإتصال وأداة فعالة لخدمة الإدارة في تقديم ملخص واف ونقل صورة دقيقة عما يجري داخل المؤسسة.

دور البيانات والمعلومات بالنسبة للمستويات الإدارية:

تحتاج جميع المستويات الإدارية في المنظمة إلى بيانات ومعلومات متنوعة لخدمة أغراضها في التخطيط والتنظيم والرقابة وصنع القرارات في مختلف المجالات الوظيفية كالإنتاج والتسويق والأفراد، وللربط بينها وبين البيئة المحيطة.

غير أن تلك الاحتياجات من البيانات والمعلومات تختلف طبقاً للمستويات الإدارية للمنظمة (إدارة عليا ـ إدارة تنفيذية ـ إدارة عمليات)، فكلما تدرجنا إلى المستويات الإدارية العليا في التنظيم كلما احتاجت الإدارة إلى بيانات ومعلومات مركزة وملخصة في شكل تقارير حتى تتمكن الإدارة من تفهمها واتخاذ التصرفات والقرارات المناسبة بأقصى سرعة ممكنة.

ومن ناحية أخرى تزداد درجة التفصيل في المعلومات كلما اتجهنا إلى المستويات الإدارية الدنيا.

التقارير وعلاقتها بالبيانات:

تعتبر التقارير من أهم صور عرض البيانات بعد تحويلها إلى معلومات، ومن ثم فكلما أردنا تقريراً كافياً صالحاً ومفيداً فنياً وشكلياً وموضوعياً كلما اقتضى الأمر جمع أكبر قدر من البيانات بطريقة صحيحة ثم عرضها في شكل مناسب.

 تتمثل مراحل إعداد التقرير في:

1-   جمع البيانات المرتبطة به.

2-   تفريغ البيانات وتبويبها.

3-   تحليل البيانات.

4-   استخراج النتائج والتوصيات.

5-   كتابة التقرير ونشره.

 تعريف التقريــــــــــــــــــــــــــــــر  

      

وعلى ذلك فإنه يجب اتباع أسلوب في كتابة التقارير يهدف إلى أن يكون التقرير:

­                    واضحاً، يسهل فهمه واستيعابه.

­                    موجزاً، بما يكفي لخدمة الغرض منه

­                    كاملاً، يغطي كافة جوانب الموضوع.

­                     دقيقاً، يحتوي على معلومات صحيحة.

 

 سبعة أشياء يجب مراعاتها أثناء الكتابة دائما ً

احرص على جعل مراسلاتك :

* لطيفة : في أسلوبها ، على أن يكون مخصصا ً للقارئ المستهدف

* متسقة: في الصيغة والتخطيط والأسلوب

* واضحة : بما تشمل عليه من مساعدات بصرية سهلة القراءة

* دقيقة: فيما يتعلق باستخدام قواعد اللغة

* أمينة : فيما تعرضه من حقائق وأرقام

* محددة : بما فيها من كلمات وعبارات وصفية دقيقة

* شاملة : بحيث تغطي كل ما تحتاج إلى قوله وليس أكثر من ذلك 

 

** لتحميل المادة كاملة بصيغة PDF  يرجى الضغط على الرابط من هنـــا